订舱委托书
订舱委托书，也叫托书或Booking Note，是进出口商为了运输货物，向船公司或货代申请订舱的文件。
在实际操作中，有时人们会简化流程，直接口头告知提货和订舱信息，而不写托书。虽然这样做看起来省事，但实际上可能会带来麻烦。
为什么需要托书？
托书是一份书面文件，它明确了货主和承运人之间的权利和义务。有了托书，双方就能清楚各自的责任，避免因责任不清而引发的纠纷。
举个例子：假设你需要订一个40尺高柜（HC）来装货，但口头上说成了40尺普通柜（GP）。结果货代派来了40尺普通柜，导致货物装不下。这时如果没有书面证据，就会产生争执，浪费时间和精力。如果有托书，就可以作为证据解决这种问题。
所以，使用托书可以确保双方权益，减少不必要的麻烦。
托书的关键点
托书没有固定格式，但必须包含以下基本信息：
发货人
收货人
通知人
货物信息（如件数、重量、尺寸、HS编码等）
提货信息
装货港口
卸货港口
为了更清楚地说明业务内容并减少纠纷，有些公司还会在托书中添加更多细节，比如是否需要报关、是否需要拖车服务等。
几项具体要明确的信息：
1.发货人、收货人、通知人：
此三栏一般填写对应公司的名称、地址、联系人姓名和电话等联系方式。另外注意，船司有时会要求填写对应的USCI号码（即统一信用代码），如果没有USCI号的话，会无法上舱单。
还有对于收货人信息一定要核对确认好，收货人信息的正确与否，关系到提单能否转让，以及货物的归属问题。如果收货人信息错误，正常国外是无法收货清关的。而后续修改费用不低，时间也会很长，也有个别国家存在给钱也修改不过来的情况。
2.装运港、卸货港：
这两栏主要填写货物的实际装船/卸货的港口名称即可。
但要注意像马来西亚的巴生港、菲律宾的马尼拉港和俄罗斯的圣彼得堡港都存在多码头的情况，这时就需要备注是到具体哪个码头。
3.提货或送货信息：
这块主要根据外贸出口的贸易条款来选择，看是否需要背箱工厂装货，或者境外段是否需要送货。如果有这块服务，最好都要提前在托书或邮件中写明。
4.货物描述--唛头、件重尺等：
货物描述类信息最好进行细化，越详细越好。主要有以下几点注意：
关注货物的中/英文品名。因为货物一旦报关出运，品名是不可以更改的。另外通过托书的品名来提前判断货物是否存在海关监管条件，或者确认货物是否包含液体、磁性、电池、粉末等特殊材料，因为此类货物一般都算是限制类或危品类货物。无论海运、空运、铁路还是陆运，基本都要提供对应的货物运输条件鉴定或相关检测报告。
确认货物的尺寸或重量是否超过装载装箱能力。运输过程中不光要考虑货物整体的尺寸或重量，还要考虑单件货物的重量和尺寸。在传统海运中，如果货物超过3吨，一般要和仓库提前确认是否有装箱能力。而在铁路运输过程中，对于单件货物尺寸和重量的审核要格外严格，为保障铁路集装箱货运安全，需要这些数据来测算是否出现集重或偏载的情况，而且个别站点对于单件超重的货物还会直接不予发运。
5.其他特殊的要求：
主要是指运费支付方式（预付/到付/第三方付）、目的港用箱需求（免费箱使X天）、货物保险要求以及指定船司运输等等特殊的要求，通常会是在托书的备注栏（NOTED.）进行标注。
