电商平台为何要推广电子发票？背后机制你知道吗？

电子发票：深入解析与全面探讨

尽管电子发票的相关规定已存在十余年，但近年来在全球范围，其政策应用率正迅猛增长。即便在美国，电子发票并非强制，然而美国卖家深入了解电子发票却至关重要，比如它到底是什么、运作机制如何、在哪些场景需提供以及将纸质发票转换为电子发票的益处等。

电子发票的定义

顾名思义，电子发票指的是通过电子传输的数字发票及相关文件，如信用票据、付款条款和采购订单等。电子发票包含与纸质发票相同的信息，以电子方式创建、发送和存储，完全无需纸张，为公司节省时间、资源和人力。

电子发票通常有以下两种格式：

结构化发票格式：电子发票通过结构化电子数据交换（EDI）转移至客户的 ERP，这是肉眼不可见的。电子数据交换通常以电子方式持有，直至内部批准后归档。

混合发票格式：这是一些国家常用的电子类型。发票通常以 PDF-A/3 文件和结构化发票（用于计算机的 XML 文件）的形式呈现，PDF-A/3 文件是可被人看到的。这种格式规定了发票如何发送（通过 EDI 或 XML）、查看和接受。电子发票的一大优势是无需人工干预即可读取。事实上，在某些情况下，人工操作数据是被禁止的。

电子发票的运作方式

所有国家的电子发票政策都要求在某些情形下以数字形式提交特定文件，但除此之外，各国的电子发票要求不尽相同，不仅包括格式，还涵盖谁有权提交、谁必须批准、记录保存要求等方面。总体而言，有两种主要方法：在美洲流行的清算方法和在欧洲更常用的审计后方法。尽管两者存在共同点，如身份认证要求，但也存在关键区别。

清算方法

在清算方式下，发票在供应商、税收管理员和买方之间流动，并接受税务机关的实时审计。税务机关如同看门人，审查供应商提交的所有发票。若有任何异常，发票将被拒绝，交易则会暂停或停止。越来越多的国家正在采用清算模式，因其能更有力地将税务欺诈扼杀在萌芽状态。

比如在墨西哥，政府认证的代理机构必须批准发票，然后才可交给买家。供应商将发票提交给税务机关审查。若发票被批准，税务机关会添加数字签名，并将签名后的发票传回给供应商，再由供应商转交给客户。又如在意大利，根据类似但不同的电子发票规定，所有相关发票必须通过意大利税务局的电子发票平台 Sistema di Interscambio（Sdl）。Sdl 实时验证每个应税交易是否适用适当的税收，并在批准的发票上添加数字签名。在大多数情况下，Sdl 会将发票提供给买方，但也可能将发票发送给供应商，让其转交给买方。印度正在实施的电子发票系统也对发票进行电子认证。印度的系统在使用的几个月中已发现欺诈案件和数据不匹配情况。其他采用清算方法的国家也发现它有助于减少错误和欺诈，从而缩小税收差距。

审计后的方法

税务机关并不直接参与审计后方式的交易——无需批准发票即可转交给客户。然而，审计后的方法确实为税务官员提供了对商业交易更大的可视性。

在此系统下，数字或电子发票在供应商和买方之间（直接或通过服务提供商）流动，如同使用纸质发票时那样。不过，电子发票也必须送交税务机关。交易记录必须保存一段时间，这通常比通过清算方式接受的文件要求的时间更长。

过程

无论采用何种方法，遵守一国电子发票要求的第一步是理解其规定内容。是否强制使用电子数据交换（EDI）？是否需要获取电子签名？电子发票记录必须保留多长时间？企业必须知晓这些及其他相关问题的答案。

对于广泛使用的清算方式，有一些通用法则：供应商的 ERP 按照报告国的规范生成电子发票；电子发票直接发送到税务机关的门户网站和买方的应付账款系统；门户网站以电子方式验证电子发票；买方批准或拒绝电子发票；买方向供应商支付经批准和认证的发票；供应商进行纳税申报，并按要求向税务机关纳税。

哪些国家要求提供电子发票

实施电子发票规定的国家包括但不限于：埃及、法国、希腊、印度、爱尔兰、意大利、约旦、荷兰、挪威、波兰、葡萄牙、沙特阿拉伯、西班牙、英国和越南。各国通常会分阶段实施电子发票要求，以使企业和政府机构有时间采取必要措施以遵守要求。许多国家一开始就规定企业对政府（B2G）的交易必须开具电子发票；企业对企业（B2B）和企业对消费者（B2C）的交易通常也会跟进。一些国家甚至对企业和物品之间的交易(B2T)实施电子发票要求，即物联网(IoT)。

比如法国的电子发票要求正在实施，具体如下：2017 年 1 月，某些 B2G 交易开具发票；2023 年 1 月，大型企业的 B2B 和 B2C（国内和国际）开具发票；2024 年 1 月，为中型企业开具 B2B 和 B2C（国内和国际）发票；2025 年 1 月，小型公司的 B2B 和 B2C（国内和国际）发票开具。印度也在逐步推行强制性的电子发票要求。年营业额超过 100 亿的公司从 2021 年 1 月 1 日起对 B2C 交易有一定的电子发票义务。2021 年 4 月 1 日，该义务扩展到 B2B 交易。美国管理和预算办公室（OMB）第